Поступак излучивања Безвредног регистратурског материјала

Законом о културним добрима, прописане су обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа.

Члан 37.

Државни органи и организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал, дужни су да:

1. означавају и датирају регистратурски материјал и воде основну евиденцију о њему;
2. чувају регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању;
3. класификују и архивирају регистратурски материјал и
4. одабирају архивску грађу и излучују безвредни регистратурски материјал у року од године дана од дана истека утврђеног рока чувања.

Излучени безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу писменог одобрења надлежног архива.

Члан 38.

Државни органи и организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица утврђују:

1. начин евидентирања регистратурског материјала, његовог чувања, класификације и архивирања, ако за поједине органе и организације законом није друкчије одређено;
2. листе категорија регистратурског материјала с роковима чувања и
3. начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске обраде података.

Листе категорија регистратурског материјала с роковима чувања утврђују се у сагласности с надлежним архивом.

ИЗЛУЧИВАЊЕ безвредног регистратурског материјала коме су рокови чувања истекли, врши се сваке године. Само из предходно пописане и сређене архивске грађе и регистратурског материјала може да се врши одабирање архивске грађе и излучивање безвредног регистратурског материјала.

Излучивање се врши на основу Архивске књиге и Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања.

У поступку излучивања треба поштовати одредбе Општег акта о канцеларијском пословању (најчешће то је Правилник о канцеларијском пословању) и Упутства о архивирању по ИСО стандарду, уколико га Ваша регистратура има.

Излучивање се врши комисијски. Комисију образује орган управљања и чини је најмање три члана. Комисија о излучивању сачињава Записник у чијем прилогу је Попис издвојеног безвредног регистратурског материјала коме су рокови чувања истекли. Записник потписују сви чланови Комисије.

Записник о излучивању садржи:

1. Одељак у којем се позива на правне акте који регулишу излучивање:

  • чл. 37. и 76. Закона о културним добрима ("Сл. гласник РС" бр. 71/94)
  • чл. Општег акта о канцеларијском пословању
  • чл. Упутства о архивирању по ИСО стандарду
  • Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања бр. ___, датум ___ (број и датум Сагласности Архива)

2. Имена чланова Комисије
3. Количину материјала који се излучује изражену у дужним метрима (ml) и период настанка тог материјала
4. Податак где се материјал налази (организациона јединица, одељење, место, адреса, и сл.)
5. Податак у чијем раду је материјал настао (радом регистратуре, њених правних претходника или материјал који се на неки други начин затекао у регитратури)
6. Количину и период настанка материјала који након излучивања остаје на даљем чувању у регистратури.

Попис безвредног регистратурског материјала коме су рокови чувања истекли и који се предлаже за излучивање, ради се у табели која садржи следеће колоне:

  • Редни број
  • Редни број из Архивске књиге
  • Годину односно раздобље настанка материјала који се излучује
  • Назив категорије, врсте материјала
  • Количину изражену у регистратурским јединицама (број регистратора, фасцикли, књига и сл.)
  • Рок чувања.

Овако састављен Записник се доставља Архиву. По пријему Записника, стручна служба Архива ће обићи регистратуру, извршити увид у регистратурски материјал предложен за излучивање и сачинити Записник о стручном надзору у поступку излучивања, који потписује стручна служба Архива и чланови Комисије.

Након тога, Архив доноси Решење о излучивању на основу којег регистратура може да уништи излучени материјал. Решење о излучивању потписује директор Архива.

Регистратура ТРАЈНО чува:

  • Записник са пописом регистратурског материјала предложеног за излучивање.
  • Записник Архива о стручном надзору у поступку излучивања.
  • Решење Архива о излучивању.

О архивима

Архив

Архивска грађа је извориште одлука, активности и меморија.

Архиви су јединствено и незаменљиво наслеђе које се преноси са једне на другу генерацију.

Из "Универзалне декларације о архивима".

Преузмите "Декларацију"...

Линкови

Unesco

ICA

Министарство културе