Чување и архивирање рачуноводствених исправа, аката и евиденција

Детаљи

Обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа, уређене су Законом о културним добрима. Поред овог Закона, као основног закона који уређује обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у односу на регистратурски материјал, обавезе и рок чувања архивске грађе, ближе су уређени и посебним законима и подзаконским актима, и то.:

У тексту који следи, дају се основне информације о:

Обавеза евидентирања и чувања регистратурског материјала и архивске грађе према Закону о културним добрима

Закон о културним добрима у члану 37. прописује обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа, да:

1. означавају и датирају регистратурски материјал и воде основну евиденцију о њему;
2. чувају регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању;
3. класификују и архивирају регистратурски материјал и
4. одабирају архивску грађу и излучују безвредни регистратурски материјал у року од године дана од дана истека утврђеног рока чувања.

Излучени (издвојени) безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу писменог одобрења надлежног архива.

Према члану 38. Закона, државни органи и организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица утврђују:
1. начин евидентирања регистратурског материјала, његовог чувања, класификације и архивирања, ако за поједине органе и организације законом није друкчије одређено;
2. листе категорија регистратурског материјала с роковима чувања и
3. начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске обраде података.

Закон прописује да се начин евидентирања, чувања, класификације и архивирања архивске грађе која настаје у раду предузећа и других правних лица, ближе уређује Правилима или Правилником о канцеларијском и архивском пословању.

Линкови на огледне примерке

Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања утврђују се уз сагласност надлежног архива.

Такође, према члану 39. сређена и пописана архивска грађа предаје се на чување надлежном архиву после 30 година, рачунајући од дана настанка грађе. После рока од 30 година, надлежни архив може одлучити да се архивска грађа предаје сваке пете године а може се и другачије споразумети са имаоцем грађе.

Према члану 41. Закона, одабрана, сређена и пописана архивска грађа као и регистратурски материјал, настали у раду органа, установа, предузећа и других правних лица који су укинути или су престали с радом, сматрају се доспелим за преузимање, ако нико није преузео њихова права и обавезе.

Рокови чувања рачуноводствених исправа према Закону о рачуноводству и ревизији

Чланом 23. Закона прописана је обавеза за правна лица и предузетнике да уредно чувају рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијске извештаје и да општим актом одреде одговорна лица и пословне просторије за њихово чување, као и начин чивања.
Исти члан Закона одређује рокове чувања појединих рачуноводствених исправа, и то:

  • исплатне листе или аналитичке евиденције зарада, ако представљају битне податке о запосленом – чувају се трајно
  • финансијски извештаји и извештаји о извршеној ревизији – чувају се 20 година
  • дневник и главна књига – чувају се 10 година
  • помоћне књиге – чувају се 5 година
  • исправе на основу којих се уносе подаци у пословне књиге – чувају се 5 година
  • исправе платног промета у овлашћеним финансијским институцијама платног промета – чувају се 5 година
  • продајни и контролни блокови, помоћни обрасци и слична документација – чувају се 2 године.

Рокови чувања рачуноводствених исправа и пословних књига рачунају се од последњег дана пословне године на коју се односе.

Ако се пословне књиге воде на рачунару, упоредо са меморисаним подацима, правно лице односно предузетник, мора да обезбеди и меморисање апликативног софтвера, како би подаци били доступни контроли.
При отварању поступка ликвидације или стечаја, рачуноводствене исправе и пословне књиге записнички се предају ликвидационом, односно стечајном управнику.

  • Предузећа за ревизију чувају 5 година документацију на основу које је обављена ревизија.

За случај да правно лице или предузетник, рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијске извештаје не чува на начин и у роковима прописаним Законом, прописана је новчана казна:

  • од 100.000 до 3.000.000 динара за привредни преступ за правно лице
  • од 5.000 до 150.000 динара за одговорно лице у правном лицу,
  • а за предузетника новчана казна за прекршај од 5.000 до 500.000 динара.

Рокови чувања рачуноводствених исправа према Закону о порезу на додату вредност

Закон о порезу на додату вредност у члану 46. прописује:
обвезник је дужан да, ради правилног обрачунавања и плаћања ПДВ, води евиденцију која обезбеђује вршење контроле, те у члану 47. прописује:

  • обвезник је дужан да чува евиденцију из члана 46. овог закона најмање 10 година по истеку календарске године на коју се евиденција односи.

Сагласно Правилнику о облику, садржини и начину вођења евиденције о ПДВ, значи да се 10 година чува Преглед обрачуна ПДВ са целокупном евиденцијом и пореска пријава ПППДВ.

Чланом 60. Закона прописано је да ће се за прекршај, ако не чува евиденцију у прописаном року (члан 47.), казнити:

  • обвезник-правно лице - новчаном казном од 100.000 до 1.000.000 динара
  • одговорно лице у правном лицу – новчаном казном од 10.000 до 50.000 динара
  • предузетник – новчаном казном од 12.500 до 500.000 динара
  • физичко лице (обвезник) - новчаном казном од 5.000 до 50.000 динара.

Рокови чувања аката и докумената према Закону о привредним друштвима

Закон о привредним друштвима, одредбама члана 174. за друштва са ограниченом одговорношћу, и члана 342. за акционарска друштва, прописује обавезу држања и чувања аката и докумената друштва у седишту друштва или на другом месту познатом и доступном члановима, односно акционарима друштва.

Према овим законским одредбама, друштво је дужно да држи и чува следећа акта:

  • оснивачки акт, укључујући и све његове узмене
  • уговор чланова друштва (или Статут а.д.) и све његове измене
  • решење о регистрацији
  • интерна документа одобрена од скупштине и других органа друштва
  • књигу одлука
  • акт о образовању сваког огранка друштва
  • документа која доказују својину и сва друга права друштва на имовину
  • засписнике и одлуке скупштине, управног одбора и надзорног одбора друштва
  • записнике одбора ревизора, њихове писане налоге и закључке
  • финансијске извештаје, извештаје о пословању и извештај ревизора
  • проспект за издавање акција и других хартија од вредности
  • књиговодствену документацију и рачуне и документа о финансијским извештајима и извештајима о пословању поднета надлежним органима
  • листу повезаних друштава са подацима о уделима, односно акцијама и другим правима у њима
  • књигу удела односно књигу акција
  • листу са пуним именима и адресама свих чланова управног одбора, чланова надзорног одбора и свих лица која су овлашћена да заступају друштво и ревизора друштва, као и податке да ли лица која су овлашћена да заступају друштво то чине колективно или појединачно
  • пуно име и адресу интерног ревизора и чланова одбора ревизора
  • листу свих преноса удела, односно акција, укључујући и залогу и било који други пренос лицу које тиме не постаје члан друштва, односно акционар
  • списак свих уговора које су са друштвом закључили директор, чланови управног одбора и са њима повезана лица у смислу овог Закона.

Такође, по одредбама члана 174. и члана 342. овог Закона, оснивачки акт, уговор чланова друштва и статут, друштво чува трајно, а остала документа најмање 5 година а по истеку тог рока та документа чувају се у складу са прописима о архивској грађи.

У погледу дужине рокова чувања појединих аката а имајући у виду упућујућу норму (да се по истеку рока од 5 година документа чувају у складу са прописима о архивској грађи) – при утврђивању Листе категорија са роковима чувања, треба максимизирати ове рокове и посебно водити рачуна о роковима чувања који су прописани другим посебним законима, углавном као дужи рокови (нпр. Закон о рачуноводству и ревизији). Посебно је важно да се за решења о регистрацији, исправе и документа везана за имовину, књигу одлука, књигу удела и књигу акција – утврди рок чувања трајно.

Казненим одредбама овог Закона у члану 450., прописано је да ће се за случај да друштво не држи и не чува акта и документа на начин прописан у члану 174. и члану 342. овог Закона, за привредни преступ казнити:

  • привредно друштво, новчаном казном од 10.000 до 3.000.000 динара
  • одговорно лице у привредном друштву, новчаном казном од 2.000 до 200.000 динара.

Рокови чувања рачуноводствених исправа према Уредби о буџетском рачуноводству

Члан 17. Уредбе, прописује да се рачуноводствене исправе и пословне књиге чувају у пословним просторијама корисника буджетских средстава и организација обавезног социјалног осигурања, са следећим временом чувања:

  • евиденција о зарадама – трајно
  • финансијски извештаји – 50 година
  • дневник, главне књиге, помоћне књиге и евиденције – 10 година
  • изворна и пратећа документација – 5 година.

Рокови чувања се рачунају почев од последњег дана буджетске године на коју се рачуноводствена исправа односи.

Чланом 20. Уредбе прописано је да ће се за прекршај, ако не закључи пословне књиге у прописаним роковима или ако финансијске извештаје, пословне књиге и рачуноводствене исправе не чува на начин и у прописаним роковима, казнити:

  • одговорно лице у финансијској служби корисника буджетских средстава – новчаном казном од 500 до 50.000 динара
  • организација обавезног социјалног осигурања – новчаном казном од 10.000 до 1.000.000 динара.